Blogi

Sowisella on uusi ominaisuus: dynaamiset kentät. 

Dynaamiset kentät ovat hyödyllinen lisäys Sowisen dokumentinluontialustalle. Dynaamiset kentät voivat säästää paljon aikaa ja vaivaa, kun käyttäjät voivat tuoda tietoja eri lähteistä automaattisesti. Tämä myös vähentää virheiden riskiä allekirjoitettavissa asiakirjoissa.

Eikä siiinä kaikki! Dynaamisten kenttien avulla on myös helpompaa pitää dokumentit yhdenmukaisina. Luomalla dynaamisia kenttiä hyödyntäviä asiakirjapohjia voit varmistaa, että kaikissa dokumenteissasi käytetään samoja tietoja. Tämä voi olla iso juttu yrityksille, jotka laativat suuria määriä allekirjoitettavia asiakirjoja, kuten sopimuksia tai todistuksia.

Mutta miten tämä kaikki toimii käytännössä? Olemme luoneet videon, joka esittelee dynaamisten kenttien toiminnan ja miten voit aloittaa dokumentinluontiprosessin automatisoinnin. Ja tämä on vasta alkua.

Katso videolta, miten dynaamiset kentät toimivat. Tämän uuden ominaisuuden avulla voit tehostaa dokumentinluontiprosessiasi ja parantaa yleistä tehokkuutta hetkessä.

Sopimukset ja sopimushallinta on kriittinen osa liiketoimintaa. Sopimukset määrittelevät liiketoiminnan ehdot ja edellytykset, ja niissä kuvataan molempien osapuolten odotukset. Sopimusten hallinnointiprosessi voi kuitenkin olla haastavaa, erityisesti kirjanpitäjille, jotka vastaavat tarkkojen taloudellisten tietojen varmistamisesta. Epäjärjestelmällisellä sopimusten hallinnoinnilla kirjanpitäjät joutuvat selviytymään erilaisten asiakirjojen ja versioiden läpi, mikä johtaa sekavaan tilanteeseen ja virheisiin. 

Nykyisessä - yhä digitaalisemmassa - liike-elämässä sopimusten hallinta on muodostunut monimutkaiseksi tehtäväksi. Sopimusten tilan seuraaminen, ajankohtaisten uusimisten varmistaminen ja lukemattomien asiakirjojen hallinta voivat johtaa siihen, että jotkin asiat jäävät huomaamatta. Onneksi digitaaliset sopimustenhallintaratkaisut, kuten Sowise, voivat auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan prosessejaan ja vähentämään virheiden ja laiminlyöntien riskiä.

Yritysten kasvaessa dataa kerääntyy enemmän. Samalla oikean tiedon löytäminen oikeaan aikaan muodostuu haasteeksi. McKinseyn raportin mukaan työntekijät käyttävät keskimäärin 1,8 tuntia päivässä tiedon etsimiseen, mistä kertyy hulppeat yhdeksän tuntia viikossa. Tehottomat hakutoiminnot voivat johtaa hukattuun aikaan, vähentyneeseen tuottavuuteen ja lopulta menetettyyn liikevaihtoon.

Kun työntekijät etsivät asiakirjoja, sopimuksia, keskusteluja tai mitä tahansa, he haluavat löytää asianmukaisen tiedon nopeasti ja helposti. Jos hakutoiminto ei ole luotettava, työntekijä saattaa saada liian monta hakutulosta sen sijaan, että löytäisi yhden oikean asiakirjan tai tiedon. Siksi on tärkeää, että hakutoiminto on tarkka, ei vaadi kompassia ja johtaa hakijan oikeaan tietoon. Tämä tekee tiedon löytämisestä nopeampaa ja tehokkaampaa, johtaen lopulta tuottavuuden lisääntymiseen. Tässä blogissa tutkimme syitä, miksi luotettava hakutoiminto on olennaista yrityksille ja miten se voi parantaa tuottavuutta, säästää aikaa ja rahaa sekä parantaa työntekijäkokemusta.

Parantaa tuottavuutta

Jos työntekijät käyttävät merkittävän osan päivästään tiedon etsimiseen, he ovat vähemmän tuottavia. Parannettu hakutoiminto voi auttaa työntekijöitä löytämään tiedot yhdellä haulla, johtaen lopulta tuottavuuden lisääntymiseen.

Säästää aikaa ja rahaa

Asiakirjojen etsiminen vie paljon aikaa työpaikalla, mikä johtaa hukattuihin tunteihin, jotka voitaisiin käyttää tuottavampiin toimintoihin. Luotettava hakutoiminto voi auttaa työntekijöitä löytämään etsimänsä tiedon ensimmäisellä haulla sen sijaan, että ajaisi useita hakuja. Parantamalla hakutoimintoa voit auttaa työntekijöitä säästämään aikaa ja rahaa. 

Tässä uudessa etätyöaikakaudessa yritykset kohtaavat ennennäkemättömiä haasteita sopimusten ja sopimusten hallinnassa. Perinteiset paperipohjaiset prosessit ja manuaaliset työnkulut eivät enää ole käytännöllisiä, erityisesti kun tiimit ovat hajallaan useilla eri paikoilla ja työskentelevät eri aikatauluilla.

Startup-yritysten on oltava ketteriä, tehokkaita ja vauhdikkaita menestyäkseen rajussa liiketoimintaympäristössä. Olemme aiemmin kirjoittaneet sopimushallinnan merkityksestä startupeille ja asiakirjahallinnan vaikutuksista startupeille. Nyt keskitymme digitaalisten allekirjoitusten käyttöönottoon. Viittaamme sillä sähköiseen tapaan allekirjoittaa sopimuksia ja muita allekirjoitettavia asiakirjoja, jolloin fyysisten allekirjoitusten tarve eliminoituu. Startup-yritykset voivat hyötyä sisällyttämällä digitaaliset allekirjoitukset työnkulkuunsa.

Digitaalisten allekirjoitusten käyttäminen säästää aikaa, sillä voit allekirjoittaa asiakirjoja milloin vain kaikkialta maailmasta. Tämä vähentää fyysisten asiakirjojen hallintaan kuluvaa aikaa ja vaivaa, jolloin voit keskittyä liiketoimintasi kriittisempiin puoliin. Lisäksi digitaalisten allekirjoitusten käyttö vähentää manuaalisia prosesseja, kuten tulostusta, skannausta ja postitusta, mikä lisää tehokkuutta ja minimoi ihmisen toiminnan aiheuttamat virheet.

Yrityksesi turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää, ja digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat lisäsuojan vilpillistä toimintaa vastaan. Sähköiset allekirjoitukset käyttävät salaustekniikkaa suojaamaan asiakirjoja väärentämiseltä ja varmistamaan allekirjoittajan henkilöllisyyden. Lisäksi digitaalisten allekirjoitusten käyttö on kustannustehokasta, koska se vähentää tulostus-, paperi- ja postituskustannuksia. Lisäksi sähköiset allekirjoitukset ovat ympäristöystävällisiä. 

Digitaalisilla allekirjoituksilla on sama oikeudellinen pätevyys kuin fyysisillä allekirjoituksilla monissa maissa, mikä tarkoittaa, että voit allekirjoittaa laillisesti sitovia sopimuksia, sopimuksia ja muita asiakirjoja käyttämällä niitä. Sowise on luotettava ja turvallinen sähköisen allekirjoituksen alusta, joka tarjoaa startup-yrityksille helppokäyttöisen, tehokkaan ja kustannustehokkaan ratkaisun digitaalisen allekirjoituksen tarpeisiin.

EU:ssa digitaaliset allekirjoitukset luokitellaan kolmeen tasoon: yksinkertainen, edistynyt (advanced) ja vahva (qualified). Jokaisella tasolla on erilaiset tekniset speksit, ja ne tarjoavat vaihtelevan lainvoimaisuuden. Perusallekirjoitukset tarjoavat alhaisemman suojaustason. Ne sopivat yksinkertaisiin asioihin. Advanced- ja qualified-tason (QES) allekirjoitukset tarjoavat vahvemman todennuksen, ja niitä käytetään yleensä monimutkaisempiin tai riskialttiimpiin tapahtumiin, kun sinun on varmistettava, että tunnistat allekirjoituskumppanin ja varmistat, että asiakirjaa ei voida muuttaa allekirjoitusprosessin jälkeen.

Yksi Sowisen käytön eduista on, että startup-yritykset voivat rekisteröityä siihen ilman kuukausittaisia tilausmaksuja, jolloin he voivat käyttää alustaa ilman lisäkustannuksia. Lisäksi Sowise tarjoaa rajattomasti käyttäjiä, kustannustehokkaan ratkaisun kasvaville yrityksille. Sowise tarjoaa myös useita sähköisen allekirjoituksen tasoja, mukaan lukien Basic, Advanced ja Qualified, mikä tarjoaa startupille joustavuuden valita sopiva allekirjoitustaso erityisvaatimustensa perusteella.

Sen lisäksi, että Sowise on tehokas sähköinen allekirjoitustyökalu, sen avulla startup-yritykset voivat luoda allekirjoitettavia asiakirjoja malleista, mikä virtaviivaistaa työnkulkua ja varmistaa johdonmukaisuuden kaikissa asiakirjoissa. Tämä ominaisuus säästää aikaa ja vaivaa, sillä mallin luominen on yhtä helppoa kuin asiakirjan lataaminen ja yksittäisten kenttien täyttäminen. Lisäksi Sowise tallentaa allekirjoitetut asiakirjat automaattisesti suojattuun pilvipohjaiseen tietokantaan, jolloin niihin on helppo päästä käsiksi mistä tahansa ilman huolta fyysisten kopioiden hallinnasta tai tiedostojen tallentamisesta eri laitteille. Asiakirjat tallentuvat automaattisesti käyttäjän valinnan mukaan joko Googlen tai Microsoftin pilvipalveluun, joten niihin pääsee käsiksi myös ilman Sowisen käyttölittymää, joka tuo ylimääräisen tason turvaa. 

Sowise on täydellinen ratkaisu aloitteleville yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa työnkulkuaan ja säästää aikaa, vaivaa ja rahaa varmistaen samalla tärkeiden asiakirjojensa turvallisuuden. Sowisen avulla startup-yritykset voivat nauttia helppokäyttöisestä sähköisestä allekirjoitustyökalusta, täydellisen asiakirjanhallintaratkaisun eduista ja joustavuudesta.

Yritykset etsivät jatkuvasti tapoja säästää aikaa ja rahaa samalla parantaen tehokkuuttaan tämän nopeatempoisen maailman aikana. Yksi alue, jossa yritykset voivat merkittävästi parantaa tehokkuuttaan, on digitaalisten sopimustenhallintajärjestelmien käyttöönotto. Sopimus- ja dokumenttienhallintaan liittyvät manuaaliset tehtävät voivat olla erittäin tehottomia ja kalliita, joten niiden ratkaiseminen on tärkeää. Tässä blogissa korostamme tätä ongelmaa ja tarjoamme neljä tapaa, joilla yritykset voivat minimoida tehottomuudet.

Asianajotoimistoissa sopimukset ovat liiketoiminnan ytimessä. Olitpa sitten luomassa sopimuksia asiakkaille tai tarkastelemassa sopimuksia lainmukaisuuden varmistamiseksi, tarvitset luotettavan järjestelmän sopimusten hallintaan. Käsin tapahtuva sopimustenhallinta voi kuitenkin olla aikaa vievää, virhealtista ja vähentää asianajotoimiston kannattavuutta.

Uuden yritysprojektin aloittaminen on jännittävää aikaa, joka on täynnä loputtomia mahdollisuuksia ja uusia tilaisuuksia. On kuitenkin tärkeää muistaa, että uuden yrityksen perustamisen riemun lisäksi edessä on monia haasteita. Yksi tärkeimmistä haasteista on valmistautuminen due diligence -prosessiin.

Due diligence on mahdollisen sijoitusmahdollisuuden tutkimusprosessi, joka sisältää yrityksen taloudellisten, oikeudellisten ja toiminnallisten näkökohtien arvioinnin. Aloittaville yrityksille due diligence -prosessi voi olla erityisen haastava, sillä se edellyttää laajaa dokumentaation hallintaa ja valmistelua. Tässä dokumenttien hallinta tulee mukaan peliin.

Dokumenttien hallinta on prosessi, jossa organisoit, tallennat ja seuraat kaikkia kriittisiä dokumentteja, joita tarvitaan due diligence -prosessissa. Tähän sisältyy taloudelliset kirjanpidot, oikeudelliset sopimukset, immateriaalioikeuksien dokumentit, työsopimukset jne. Valmistautuakseen due diligenceen aloittavien yritysten on varmistettava, että kaikki heidän dokumenttinsa ovat ajan tasalla, tarkkoja ja helposti saatavilla.

Aloittavien yritysten tulisi aloittaa luomalla keskitetty dokumenttivarasto, johon kaikki kriittiset dokumentit tallennetaan. Tämän varaston tulee olla loogisesti ja helposti järjestetty, selkeillä tiedostonimillä ja kansiorakenteilla. On myös tärkeää varmistaa, että kaikki dokumentit ovat varmuuskopioituja ja turvassa, jotta estetään mahdolliset tietojen menetykset tai tietoturvaloukkaukset.

Toinen tärkeä dokumenttien hallinnan näkökohta on versiohallinta. Aloittavien yritysten tulisi luoda selkeät versiohallintapolitiikat varmistaakseen, että kaikki dokumentit pidetään ajan tasalla ja että muutoksista on selkeä kirjaus. Tämä voidaan saavuttaa versiohallintasovellusten tai muiden dokumenttien hallinnan työkalujen avulla.