Sopimushallinnan työkalut: Mitä on tarjolla?

Markkinoilla on tarjolla erilaisia sopimushallinnan työkaluja. Tässä kirjoituksessa käymme läpi niistä tunnetuimmat ja kerromme niiden hyödyistä ja eroista. Vertailussa ovat mukana: Sowise, Get Accept, Visma Sign, Sopimustieto.fi ja Contractzen. Palveluista kerätty tieto on peräisin palveluiden omilta verkkosivuilta.

 

Vertailuun valitut kaikki palvelut tarjoavat käyttäjälle ilmaista kokeiluaikaa. Visma Signia saa kokeilla 5 allekirjoituksen verran ja Sopimustiedon alustaa pystyy testaamaan myös maksutta. Get Acceptissa on 14 päivän ilmainen kokeilu ja Sowisella sekä Contractzenissä 30 päivän ilmainen kokeilu.

 

Työkalut on vertailtu seuraavien kategorioiden mukaan: toiminnot, jakaminen, viestintä, allekirjoitusprosessi ja arkistointi. 

 

Vertailtavissa palveluissa on monta toimintoa, jotka ovat yhteisiä kaikille. Esimerkiksi sopimusten jako tapahtuu sähköpostiosoitteen avulla kaikissa muissa palveluissa paitsi Contractzenissä, jossa dokumentit jaetaan datahuoneissa. Samaten allekirjoitusprosessi on sähköinen kaikissa palveluissa. Contractzen integroituu yleisimpiin sähköisen allekirjoituksen palveluihin, mutta riippuen palveluntarjoajasta, tästä voidaan periä lisämaksu.

 

Asiakirjojen laadinnan osalta palvelut eroavat toisistaan. Get Accept, Visma Sign ja Contractzen toimivat siten, että asiakirjat luodaan toisaalla ja ladataan koneelta palveluun. Sowisessa ja Sopimustiedossa taas asiakirjan luominen ja muokkaaminen voidaan tehdä myös palvelussa. Sowisen osalta tiedostojen lataus palveluun onnistuu myös.

 

Sopimusten arkistointi on tehty yhtä helpoksi kaikissa palveluissa. Sowise suodattaa asiakirjat asiakkuuksien mukaan eli palvelu helpottaa yrityksiä, joilla on yhdellä asiakkuudella useampi määrä asiakirjoja. Myös Sopimustiedossa asiakirjat voi suodattaa haluamallaan tavalla. Sopimustiedossa voi käyttää myös muistutuksia haluamiensa asiakirjojen yhteydessä.

 

Eri palveluissa sopimusten kommentointi tapahtuu lähes kaikissa sähköpostin kautta. Sowisen palvelu eroaa tässä siten, että siinä kommentointi tapahtuu asiakirjan yhteydessä eli kommentteja on helppo ja yksinkertaista seurata.

 

Sopimushallinnan työkalua pohdittaessa on tärkeää tunnistaa yrityksen tarpeet ja löytää juuri niihin parhaiten soveltuva palvelukokonaisuus.  Monella yrityksellä ja alalla on uniikit ongelmakohdat, joihin etsitään kuumeisesti ratkaisuja. Palveluiden ominaisuuksia vertailemalla jokaiselle yritykselle löytyy varmasti sopiva vaihtoehto, joka tukee omaa liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.