Miten arkistoidaan sopimuksia digitaalisesti?

Hei! Tänään aiheena arkistointi. Arkistointiin liittyy paljon haasteita, mikäli ei käytössä ole digitaalista ratkaisua. Tässä muutama: 

 

  • Minne arkistoimme valmiit sopimukset, niin että oikeat henkilöt pääsevät niihin käsiksi?
  • Mistä löydän sopimuksen?  Pitääkö aina erikseen ladata sopimus koneelle tai mobiiliin kun sitä haluaa lukea tai muokata?

 

Miten arkistointi tapahtuu Sowise-palvelussa?

 

Arkistointi tapahtuu palvelun sisällä digitaalisesti. Käyttäjälle on annettu vapaus luoda, muokata ja hallinnoida arkistointia eri kansioihin. Kansiot saa nimetä oman tarpeen mukaan. Niitä voi esimerkiksi nimetä asiakkuuksien mukaan, sidosryhmien mukaan tai sopimusten tyyppien mukaan. Kansiot ovat aina näkyvissä palvelun etusivulla. Aina kun luot uuden sopimuksen se liitetään kansioihin tägien avulla, joko uuteen kansioon tai olemassa olevaan.

 

Suosittelen lukemaan Kustaan kolme vinkkiä sopimushallintaan: 

https://sowise.fi/blog/kolme-vinkkia-sopimusten-hallintaan


 

Mistä varmistan että oikeat henkilöt näkevät oikeat sopimukset?

 

Sopimukset arkistoidaan kansioihin ja niillä käyttäjillä kenellä on oikeus nähdä kansioita pääsevät sopimukseen. Palvelun sisällä voi luoda eri osastoja (kuten myynti, hallinto, HR yms) ja käyttäjät voidaan erotella näihin tehokkaasti. Näin käyttäjillä on pääsy oikeisiin sopimuspohjiin ja sopimuksiin. Osaston sisällä voi myös tägien avulla antaa oikeus nähdä sopimuksia käyttäjien kesken. 

 

Lue aikaisempi kirjoitukseni miten liittää sopimuksia kansioihin: 

https://sowise.fi/blog/mita-toimintoja-tarvitaan-sopimushallinnassa


 

Kuten olemme aikaisemmin maininneet, arkistointi on tärkeä toiminto sopimushallinnan tehostamiseen. Jos sopimushallinnan tehostaminen on ajankohtaista teidän yrityksessä, niin olkaa yhteydessä. Sovitaan tapaaminen ja katsotaan kuinka meidän Sowise-palvelu auttaa tehostamaan teidän liiketoimintaa.  

 

https://sowise.fi/tervetuloa-asiakkaaksi

 

Mukavaa alkanutta viikkoa ja vapun odotusta!

 

Terveisin,

 

Rasmus Pohjoiskoski

CEO

rasmus.pohjoiskoski@sowise.fi

0405796058