Mitä on sopimushallinta ja miksi se kannattaa digitalisoida?

Mielestämme sopimushallinta voidaan jakaa kolmeen eri vaiheeseen. Nämä kolme vaihetta ovat: pre-sign, sign ja post-sign. Yhdistämällä nämä kolme vaihetta saa katettua sopimushallinnan koko prosessin. 

 

Pre-Sign-vaiheella tarkoitetaan itse sopimuksen tai asiakirjan luontia. Tähän vaiheeseen kuuluu:

  • Sopimuspohjien luonti
  • Sopimusten luonti käyttämällä kyseisiä sopimuspohjia 
  • Yksittäisten sopimusten muokkaus, jako ja kommentointi
  • Työkaluna voi olla esimerkiksi Microsoft Word tai Google Docs

 

Sign-vaiheella tarkoitetaan sopimuksen allekirjoittamista. Tämän voi tehdä esimerkiksi:

  • Fyysisesti tulostamalla sopimus ja allekirjoittamalla sen kynällä
  • Sähköinen allekirjoitus tekstiviesti- tai sähköpostiallekirjoituksella
  • Sähköinen allekirjoitus vahvasti tunnistautuneena pankkitunnuksilla
  • QES-tason (Qualified Electronic Signature) allekirjoitus
  • Työkaluina voi olla esimerkiksi Visma Sign tai Docusign

 

Post-Sign-vaiheella tarkoitetaan toimenpiteitä allekirjoituksen jälkeen. Tämä voi sisältää esimerkiksi: 

  • Sopimuksen tulostaminen ja arkistointi kansioihin
  • Allekirjoitetun sopimuksen lataaminen pilvipalveluun 
  • Hälytysten asettaminen sopimusten ehtojen mukaisesti
  • Työkaluina voi olla esimerkiksi Google Drive tai Zefort

 

Miksi nämä vaiheet kannattaa digitalisoida?

Digitalisoinnin tarkoituksena on tehostaa kokonaisvaltaisesti yrityksen kaikkia sopimusprosesseja. Se ei ainoastaan tarkoita, että luovutaan sopimusten paperiversioista, tulostamisesta ja skannaamisesta, vaan luodaan tehokas prosessi yrityksen sopimushallintaan.

  • Vähentää aikaa ja vaivaa sopimusten hallinnassa
  • Nopeuttaa läpivientiä neuvottelutilanteissa
  • Kaikki toiminnot käytössä etänä

 

Seuraavaksi muutama esimerkki asiakkailtamme siitä, että miksi he siirtyivät digitaaliseen  sopimushallintaan:

  • ”Kommentit kerätään sähköpostitse, on vaikea seurata missä mennään”
  • ”Sopimusten allekirjoitus tapahtuu kasvokkain, matkustamiseen menee aikaa”
  • ”30 % lakimiehen ajasta kuluu asiakirjojen laadintaan”

 

Onko teillä jo ratkaisu sopimushallinnan digitalisoinnissa? Riippumatta siitä, missä vaiheessa yritys on digitalisaatioprosessiaan, Sowise auttaa ottamaan seuraavan askeleen. Yritys pääsee tehokkaammin hallitsemaan omia asiakirjoja ja sopimuksia, kun ne käsitellään alusta asti digitaalisesti ja arkistoidaan yhteen paikkaan.

 

Lisää tietoa saat osoitteesta: https://sowise.fi/tervetuloa-asiakkaaksi

 

Olethan yhteydessä, niin pääsette kokeilemaan Sowise-palveluamme!