Luo tehokkaasti pöytäkirja Sowise-palvelussa

Tämä on lyhyt, neljäosainen blogikirjoitus, jossa käymme läpi eri sopimusmuotoja ja miten niitä voi tehokkaasti hyödyntää Sowise-palvelun avulla. Pyrimme tuomaan esille käytännön esimerkkejä siitä, miten yritykset ja organisaatiot voivat tehokkaammin luoda sopimuksia digitaalisesti yhden palvelun avulla.

 

Ensimmäisessä blogikirjoituksessa käymme läpi pöytäkirjojen hyödyntämistä Sowise-palvelun avulla. 

 

Haasteita joita olemme huomanneet pöytäkirjojen luonnissa

 

  • Kun käyttää pöytäkirjapohija esimerkiksi Microsoft Wordin kautta, luontivaiheen jälkeen pitää erikseen ladata tiedosto sähköpostiin ja jakaa tarkastajien kesken.
  • Tämän jälkeen saadaan kommentteja sähköpostiviestiketjussa. Pöytäkirjaa muokataan tarvittaessa. Tämän jälkeen tallennetaan pöytäkirja PDF-tiedostoksi.
  • Kun pöytäkirja on valmis allekirjoitettavaksi, pitää saada henkilöt paikan päälle allekirjoittamaan pöytäkirja
  • Jos käyttää allekirjoituspalvelua, pitää ladata PDF-tiedosto palveluun ja sieltä lähettää pöytäkirja allekirjoitettavaksi. 
  • Allekirjoitettu pöytäkirja pitää erikseen arkistoida lataamalla esim. Google Drive tai Sharepointiin.

 

Tehokkaampi vaihtoehto pöytäkirjojen hallintaan Sowise-palvelun avulla:

 

  • Kun olet vienyt/luonut pöytäkirjapohjan palveluun, voit vapaasti monistaa pöytäkirjoja käyttämällä pohjaa
  • Kun pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi, kutsut tarkastajat sähköpostilinkin avulla palveluun ja he voivat kommentoida ja (mahdollisesti) muokata pöytäkirjaa.
  • Pöytäkirja allekirjoitetaan helposti palvelussa kutsumalla henkilöt linkin kautta allekirjoittamaan
  • Allekirjoitettu pöytäkirja arkistoituu automaattisesti palveluun, ja jokaiselle allekirjoittajalle lähtee pöytäkirjasta välittömästi oma kopio

 

Miten teillä hoidetaan pöytäkirjojen luonti, hallinta ja allekirjoitus? Jos teillä on tarve tehostaa prosesseja, niin olkaa meihin suoraan yhteydessä tai menkää linkin kautta kotisivuille. 

 

Ensi viikolla käymme läpi miten tehostetaan työsopimusten hallintaa!