Kolme vinkkiä sopimusten hallintaan

Terve tutut ja tuntemattomat! Tässä lyhyessä ja ytimekkäässä blogikirjoituksessa jaan teillä kolme yksinkertaista vinkkiä, joilla pystytte tehostamaan teidän organisaation sopimusten hallintaa. 


 

Määritelkää sisäisesti omistajuus sopimuspohjille

Sopimuspohjien omistajuudella tarkoitan sitä, että organisaatiossa on nimetty henkilö tai henkilöt, jotka vastaavat sopimuspohjien ajantaisuudesta ja päivityksistä. Kun selkeä omistajuus on määritelty, on sopimuspohjien hallinnointi huomattavasti helpompaa.
Sopimuspohjien omistajuudet voidaan jakaa esimerkiksi tiimien kesken. Työsopimuksista vastaa henkilöstöhallinnon ihminen ja asiakassopimuksista vastaa myyntijohtaja ja niin edelleen.

 

Meidän palvelussa sopimuspohjien hallinnointi on tehty helpoksi. Sopimuspohjat voidaan erotella tiimien mukaan niin, että oikeat henkilöt näkevät juuri heille tarkoitetut sopimuspohjat. Esimerkiksi myyntitiimi näkee ainoastaan asiakassopimuksiin tarkoitetut pohjat ja henkilöstöhallinto taas näkee heille relevantit pohjat. 


 

Luokaa sopimukset sähköisesti

Sopimusten luominen ja lähettäminen sähköisesti helpottaa totta kai lähettävää osapuolta, mutta myös vastaanottavaa osapuolta. Lähettävänä osapuolena vältät manuaalisia työvaiheita ja ehkä tärkeämpänä asiana teet sopimusprosessista sujuvamman sekä nopeutat sen läpivientiä. On myös tärkeää muistaa asettua sopimuksen toisen osapuolen saappaisiin, oli se sitten tuleva asiakas tai vaikka tuleva kollega. Mikä on hänelle kaikista helpoin ja sujuvin tapa allekirjoittaa sopimus? 

 

Sowise-palvelun avulla pystyt hallinnoimaan sopimusten ja asiakirjojen koko elinkaaren aina luomisesta jakamiseen ja arkistointiin asti. Yksi eniten kiitosta herättäneistä toiminnoista on kommentointi -toiminto. Sen avulla sopimuksen molemmat osapuolet pääsevät samaan näkymään ja pystyvät keskustelemaan sopimuksen yksityiskohdista. Tämä toiminto sujuvoittaa omalta osaltaan sopimusprosessin läpivientiä, sillä mikä turhauttaakaan niin paljon, kuin etsiä kommentteja sähköpostin syövereistä. 


 

Arkistoikaa sopimukset fiksusti

Sopimusten fiksu arkistointi säästää valtavasti aikaa ja hermoja. Jokainen meistä on varmasti työelämän aikana törmännyt tilanteeseen, jossa jokin tietty sopimus tai asiakirja on monen mutkan takana. Sopimusten arkistointi tiimeittäin on yksinkertainen tapa pitää arkisto ruodussa. Tällöin esimerkiksi myyntijohtaja tietää justiin eikä melkein missä sijaitsee yrityksen asiakassopimukset. 

 

Sowisen-palvelussa on mahdollista luoda erilaisia kansioita sopimuksille ja tehostaa sopimusten löytämistä tunnisteiden avulla. Esimerkiksi kansion nimi voisi olla “Asiakassopimukset” ja myyntimies Matti Meikäläisen sopimuksissa tunnisteena voisi olla vaikka Matin nimi. 

 

Mikäli teidän organisaatiolla on haasteita sopimusten hallinnan kanssa, niin täytä ihmeessä alla olevasta linkistä yhteydenottolomake, niin katsotaan jos me voitaisiin teitä auttaa. 

https://sowise.fi/tervetuloa-asiakkaaksi

 

Kustaa Kangas

kustaa.kangas@sowise.fi